Переезжаем: как мы попробовали поменять Microsoft 365 на Яндекс 360

Отлаженная система внутренней коммуникации – залог ежедневной эффективной работы в крупной компании. В агентстве «СоцМедиаМаркетинг» на роль ключевого пакетного продукта для коммуникации был выбран Microsoft 365. Но в прошлом году по известным причинам встала необходимость попробовать что-то новое.  

И мы решили дать шанс сервисам Яндекс 360. В статье рассказываем, как это происходило.  

Спойлер: и почему не получилось. 

Зачем было переезжать

Стоит обозначить, что возможность работать на сервисах Microsoft не исчезла, но в августе 2022 года условие по гарантированному сохранению стоимости корпоративной лицензии для российских пользователей действовать перестало. И кратно увеличившиеся затраты на ПО стали, по сути, основной причиной, по которой мы стали искать альтернативы.  

Какие задачи должен был решить новый продукт?

Во-первых, конечно, это корпоративная почта с детальными настройками: формирование групп, подписи. 

Во-вторых, удобная система хранения файлов с обязательной возможностью совместного использования.  

В-третьих, общение в закрытом контуре: внутренние чаты, аудио- и видеозвонки, конференции с возможностью модерации.  

Кого рассматривали

Изначально вариантов, которые мы хотели попробовать, было два: Яндекс и Mail.ru (VK Workspace).  

Функционалы сервисов практически не отличались друг от друга – почтовые решения, облачные системы и редакторы.  

С продуктом Mail.ru у нас, сожалению, контакта не случилось – «переезд» коммуникации агентства должен был состояться в достаточно короткий срок, а вот обратная связь от представителей платформы поступала с перебоями.  

С Яндексом мы были точечно знакомы и уже пользовались некоторыми продуктами, Яндекс.Диском, к примеру. Поэтому решили пойти сравнительно знакомым путем. 

Первое приближение

Со сложностями мы столкнулись уже на этапе создания почтовых аккаунтов для сотрудников. Несмотря на общую простоту подхода, оказалось необходимо привязывать на каждый аккаунт личный номер телефона, что отнимало массу времени и в целом было неудобно.  

Привыкшие к настройкам на Microsoft, в Яндексе мы поначалу бились даже с личными подписями. Microsoft Office существует гораздо дольше, и система почтовых настроек там очень гибкая, хоть и сложная. Но им можно пользоваться как конструктором, собирая фактически свой собственный продукт.  

На Яндексе этого гораздо меньше, и в нашем случае, это играло скорее в минус. 

Еще один отрицательный момент: совместная работа с файлами. Огромное количество наших внутренних процессов завязано на групповых политиках и совместной работе. Обе эти функции в Яндексе на тот момент работали нестабильно.

С хранилищем для файлов случился, пожалуй, самый большой «косяк». В Яндексе не было хранилища на уровне организации, поэтому пришлось создать отдельный аккаунт для общих папок. Когда мы создали общий аккаунт и перенесли на него все файлы, следующей задачей было раздать права доступа. Тут мы столкнулись с проблемой: в Яндексе не было возможности расшарить папку на уровне организации, ссылка становилась доступна всему интернету, либо – точечно одному аккаунту, но не группам.  

И это был принципиальный вопрос безопасности – утечки данных были недопустимы. Кроме того, у администратора не было возможности управлять правами доступа и контролировать, кому и куда он был предоставлен. 

С учетом таких решающих моментов, мы решили, что наше время на Яндексе еще не пришло.

Выводы

Ключевые моменты, которые мы оценили:

• Удобный и быстрый процесс переноса большого количества данных; 

• Адаптивные и простые настройки, понятные рядовому пользователю; 

• Привлекательная стоимость пакета; 

• Оперативная обратная связь от специалистов Яндекса. 

Статус на февраль 2023

Сегодня некоторые ключевые неудобства уже исправлены:

— ушла необходимость использовать личный номер телефона для регистрации почтовых ящиков;

— победили уязвимость в безопасности внутренних ссылок.

Все это время мы остаемся на связи с менеджерами Яндекса. Экономические причины переезда все еще актуальны, и в свете обновленных условий работы, которые нас устраивают гораздо больше, мы приближаемся ко второй итерации корпоративного «переезда». Его подробности — в наших следующих материалах!