Как мы создали уникальную систему для отслеживания статистик и управления рабочими командами

В первой части нашего материала про КИС – корпоративно-информационную систему – мы рассказали, какими преимуществами она обладает для клиента. В этом блоке расскажем, как она облегчает жить нашим руководителям и сотрудникам, помогает не только отслеживать эффективность, но и бесперебойно обучать каждого специалиста в команде.

Управление процессами

Мы уже упоминали, что в КИС есть как клиентский, так и личный кабинет сотрудника. И в личном кабинете сотрудника ежедневно собираются данные. Здесь и количество написанных и отправленных на согласование единиц контента, и количество правок, полученных по каждой из них, и общая продуктивность.

Что важно отметить: мы постарались ясно донести до наших ребят, что задача системы – не стоять у них над душой, а определить, в каких точках им нужна помощь, что требует корректировки. В этом плане КИС концептуально отстроена от большинства таск-менеджеров, чьей задачей является еще и учет времени, потраченного сотрудником на задачу.

Для старта работы под каждого специалиста в начале месяца руководителем с помощью КИС готовится план: общее количество единиц контента. Так сотрудники видят свои цели и спокойно занимаются написанием. Внутри агентства действуют регламенты реагирования, к примеру, на правки, но общий темп можно выбрать с удобством для себя.

Такая логика планирования помогает видеть ближайшие перспективы: это сказывается и на понимании загруженности персонала, и на общей выработке. Чем более логично построено планирование работы, тем удобнее адаптироваться и общему бизнес-плану агентства.

Что до основных плюсов для руководителей, то они получают всю «боевую карту» целиком. Оба наших контентных направления – контент для соцсетей и репутационный контент – выглядят как размеренные потоки задач, которыми легко управлять. В КИС отражается и динамика выполнения плана: в любой момент времени можно отследить отставание и своевременными действиями менеджера ее устранить.

Управление качеством

Одним из самых мощных плюсов КИС является система аналитики данных: с ее помощью можно влиять на уровень качества контента каждого сотрудника. Исходя из уже упомянутого количества правок, которые фиксирует КИС, можно определять, по какой причине происходит просадка в контенте, который генерирует сотрудник, и влиять на нее. Чаще всего достаточно снабдить человека дополнительными источниками фактуры или лично побеседовать с ним, чтобы понять, что не так. Это важно для HR-сегмента: никто не остается один на один со своими проблемами, и на перспективу – «жизненный цикл» сотрудника в агентстве увеличивается.

Еще одна важная причина отслеживания аналитики в случае просадки выполнения плана – понять, нет ли на проекте каких-либо сложностей в коммуникации с клиентом, чтобы руководитель рабочей группы мог помочь с их решением.

Так у нас получается обеспечивать и высокое качество менеджмента, и параллельно «подтягивать» работу наших ребят, влияя на общее качество поставляемого нами контента. Мы регулярно получаем от наших клиентов обратную связь, в которой они отмечают оперативность работы, слаженность и погруженность наших команд.

Управление знаниями

За время нашей работы в КИС накопилось грандиозное количество данных, которое мы со временем превратили в том числе и в обучающие материалы. Когда мы полноценно занялись масштабированием бизнеса, было описано огромное количество процессов. Это позволило нам значительно сократить время на обучение новеньких сотрудников и дообучение текущих – по необходимости.

 В КИС внедрена система обучающих курсов для специалистов всех категорией: здесь SMM-специалисты могут научиться создавать контент-стратегии, а специалисты мониторинга – изучить всю специфику площадок по каждому клиенту. Обучение происходит быстро, контролируемо и надежно – нужная информация всегда под рукой.

КИС как инструмент получилась максимально адаптированной под нашу специфику системой, закрывая потребности как клиентов, так и сотрудников на каждой точке касания. Даже не знаем, как мы без нее жили, честное слово. Но этот опыт управления информацией, которому в этом году исполнилось 12 лет, позволил нам стать теми, кто мы есть.